Checklist voor je verjaardagsfeest op locatie
Met een gastenlijst, een globaal programma en een paar goede vragen wordt het organiseren van je verjaardag overzichtelijk. Gebruik deze checklist voor je eerste gesprek met de locatie.
1. Begin met een gastenlijst en twee mogelijke datums
Maak een eerste schatting van je gezelschap. Wie wil je uitnodigen, hoeveel mensen verwacht je en zijn er gasten die moeite hebben met traplopen? Noteer je voorkeursdatum en, als dat kan, een alternatief. Je hoeft nog niet ieder detail te weten om een eerste gesprek te plannen. De Appel 2.0 in Hengelo werkt met gezelschappen vanaf 30 gasten.
2. Schrijf het verloop van je feest op
Bepaal welke onderdelen belangrijk zijn: ontvangst, borrel, diner, een toespraak of muziek. Zet ze in de gewenste volgorde, zonder meteen ieder kwartier vast te leggen. Vraag de locatie hoeveel ruimte er overblijft voor je gasten wanneer tafels, een buffet of een DJ zijn opgesteld. Een zaalcapaciteit voor een staande borrel is niet hetzelfde als het aantal zitplaatsen voor een diner.
3. Vergelijk voorstellen op dezelfde onderdelen
Neem dezelfde groepsgrootte, duur, eten en drankjes als uitgangspunt. Controleer wat bij het arrangement hoort, hoe de btw wordt vermeld en welke aanvullingen apart worden berekend. Denk ook aan entertainment en bijzondere aankleding. Bij De Appel is de zaalhuur bij een arrangement inbegrepen. Vraag voor jouw invulling de actuele brochure en een persoonlijk voorstel aan.
4. Bespreek eten, versiering en techniek
Verzamel dieetwensen en allergieën op tijd en bespreek ze met het team. Vraag wat mogelijk is voor eigen versiering en wie die na afloop opruimt. Wil je een eigen playlist, DJ of presentatie gebruiken, geef dan vooraf de apparatuur en aansluitingen door. Bij De Appel kan eigen versiering in overleg vanaf twee uur voor aanvang worden aangebracht, tenzij anders afgesproken; die ruim je zelf weer op.
5. Maak een plan voor de praktische zaken
Bespreek aankomst, eindtijd en vervoer naar huis. Bekijk de route en actuele parkeerinformatie voordat je gasten uitnodigt. Gebruiken jullie buitenruimte, leg dan ook vast wat er gebeurt bij regen of wind. Bij het Bordes is een andere zaal bij slecht weer niet automatisch beschikbaar. De bovenruimtes van De Appel zijn bereikbaar via de trap; neem toegankelijkheid daarom mee in je zaalkeuze.
6. Leg de afspraken vast
Controleer de offerte, de gekozen zaal, datum, tijden, aantallen en voorwaarden voordat je akkoord geeft. Vraag hoe wijzigingen worden verwerkt en wanneer het definitieve aantal gasten bekend moet zijn. Bewaar de bevestiging en wijs voor de dag zelf een contactpersoon aan. Een eerste aanvraag is bij De Appel nog geen definitieve zaalreservering.